Suurenna tekstin kokoa Pienennä tekstin kokoa Tulostettava versio

Rekisteriseloste

Helsingfors Skridskoklubb rf/Helsingin Luistinklubi ry:n jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

Laatimispäivä: 24.05.2018

1. Rekisterinpitäjä

Helsingfors Skridskoklubb rf – Helsingin Luistinklubi ry
Nordenskiöldinkatu 11-13, Helsingin Jäähalli, 00250 Helsinki
y-tunnus 0276084-7

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot
Seurakoordinaattori Anu Husu-Peltonen, sähköposti: hsktoimisto@gmail.com

3. Rekisterin nimi
Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta HSK rf:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

  • ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
  • jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
  • harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
  • toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueenjohtaja, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta HSK rf:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön. 

Työsuhteessa toimivien henkilörekisterien tietosuojaselosteet ovat työntekijöille nähtävillä seuran extranet-kanavassa.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai HSK rf:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on HSK ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä: 

  • Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
  • Syntymäaika tilastointia ja mahdollisia matkavarauksia varten
  • Alaikäisen jäsenen osalta 
    • Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen 
    • Alaikäisen osallistujan huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) 
    • Henkilötunnus luistelukouluun osallistuvilta alaikäisiltä lapsilta luistelukouluvakuutuksen hankkimista varten
  • Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot 
  • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Valokuva
  • Lupa henkilön valokuvan ja videon käyttöön HSK:n tiedotus- ja markkinointitarkoituksiin
  • Terveyteen liittyviä tietoja niiltä osin, kuin se lajin ja kokonaistoiminnan kannalta on oleellista ja tarpeellista. Tällaisia tilaisuuksia, joissa terveystietoja tarvitaan ovat mm. viralliset harjoitukset, kilpailut, kilpailumatkat sekä joukkueiden ja ryhmien kesken järjestetyt ohjatut vapaa-ajan aktiviteetit.
  • Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
  • Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot 

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä: 

  • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) 
  • Laskuihin liittyvät tiedot 
  • Valokuva 
  • Lupa henkilön valokuvan ja videon käyttöön HSK:n tiedotus- ja markkinointitarkoituksiin
  • Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

  • nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa päivittämällä ne My Club sovellukseen.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään kaksi (2) kautta (= seuran tilikausi heinäkuu-kesäkuu), aktiivisen osallistumisen lopettamisen jälkeen.

Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään kaksi (2) kautta (= seuran tilikausi heinäkuu-kesäkuu) tehtävän päättymisen jälkeen

Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.

myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu.

myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista. 

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. 

Muut oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

10. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on päivitetty 24.5.2018.